Współpraca z coachem, podobnie jak każda relacja biznesowa, powinna zostać sformalizowana. I to nie tylko w celu doprecyzowania liczby godzin czy wysokości wynagrodzenia.

Charakter relacji coachingowej w przypadku coachingu w organizacji jest szczególny, bowiem występują tu trzy strony:

  1. Sponsor (organizacja, osoba zamawiająca coaching) – podmiot finansujący usługę
  2. Klient (coachee) czyli osoba coachowana w firmie
  3. Coach – wykonawca umowy

Umowa, która ma charakter formalny jest zawierana pomiędzy coachem a podmiotem finansującym usługę. Jest to umowa cywilno-prawna, w której określa się takie elementy współpracy jak:

  • liczba sesji coachingu,
  • czas trwania jednej sesji,
  • odległość pomiędzy sesjami,
  • wynagrodzenie (za sesję lub za całość procesu),
  • zobowiązania zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
  • powołanie się na kodeks etyczny, zgodnie z którym coach pracuje
  • rodzaj i zakres dodatkowych usług włączanych do projektu coachingowego, gdy przewidziane jest  np. użycie narzędzi diagnostycznych.

Warto podkreślić, że formalna umowa nie jest miejscem w którym określa się cel coachingu. Ten ustalany jest podczas trójstronnego spotkania: sponsor-klient-coach. Zarówno sponsor jak i klient muszą osiągnąć zgodność co do rozumienia oczekiwanego rezultatu coachingu. Tu musi panować pełna jasność celu i intencji. Żaden profesjonalny coach, przestrzegający kodeksu etycznego nie zgodzi się pracować nad innym celem niż ten jaki został określony i  zaakceptowany przez osobę coachowaną.

Szczególnym rodzajem określenia wzajemnych relacji w procesie coachingowym jest kontrakt.

Kontrakt jest porozumieniem nieformalnym pomiędzy coachem a uczestnikiem coachingu. Najlepiej jeśli jest zawarty podczas pierwszego spotkania i zawiera uwagi wniesione przez obie strony. Jego celem jest stworzenie jasnych zasad współpracy oraz najbardziej komfortowego klimatu do pracy, przepracowania danego tematu i osiągnięcia założonego celu.

Co warto w nim ująć?

  1. Charakter relacji pomiędzy coachem a klientem, a zatem czy będzie on oficjalny (zwracamy się do siebie Pan/Pani) czy raczej przyjacielski (zwracamy się do siebie po imieniu). Punkt ten jest istotny, gdyż służy wytyczeniu granic w relacji coach-klient i uzgodnieniu tego, co jest w niej akceptowane, a co nie.
  2. Zasada poufności. Zgodnie z nią coach zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych od klienta. Chyba że ten wyrazi zgodę na ich wykorzystanie, np. do celów naukowych.
  3. Standardy etyczne. Coach pracujących zgodnie z kodeksem etycznymi organizacji, której jest członkiem omawia te zasady. W szczególności zwraca uwagę na te sytuacje, które mogą sprzyjać pojawieniu się konfliktu interesów, aby zapobiec jego powstaniu.
  4. Zasada wzajemnego szacunku. Może ona dotyczyć takich kwestii jak punktualne przychodzenie na spotkania czy wyłączanie telefonów komórkowych podczas sesji. Warto także ustalić, w jaki sposób coach i klient mogą się ze sobą kontaktować pomiędzy sesjami (mail, telefon).
  5. Zasada odpowiedzialności. To uczestnik odpowiada za cel i jego realizację. Coach odpowiada za profesjonalny przebieg procesu coachingowego.
  6. Cel. Ustalenie potrzeb, oczekiwań jest niezwykle ważne. Po pierwsze, mając jasno określony cel, zarówno każdej sesji jak i całego cyklu spotkań, możemy stwierdzić czy proces spełnił swoją rolę. Po drugie, bez wyraźnego celu coaching przestaje być coachingiem.
  7. Szczerość i otwartość. Podstawą relacji coachingowej jest partnerski układ pomiędzy coachem i klientem. Nie ma tu mowy o relacji uczeń- mistrz, wykładowca -student. Szczerość i otwartość jest gwarancją jakości procesu, obie strony powinny zatem zagwarantować sobie prawo do komunikowania na bieżąco, co działa, a co nie, co przeszkadza a co pomaga w procesie.

Omówienie reguł coachingu już na wstępie jest niezwykle istotne. Dzięki temu obie strony wiedzą, czego mogą oczekiwać i czego oczekuje się od nich. Pozwala to na uniknięcie nieporozumień i szybsze osiągnięcie założonych efektów pracy.