Współpraca z coachem, podobnie jak każda relacja biznesowa, powinna zostać sformalizowana. I to nie tylko w celu doprecyzowania liczby godzin czy wysokości wynagrodzenia.
Charakter relacji coachingowej w przypadku coachingu w organizacji jest szczególny, bowiem występują tu trzy strony:
- Sponsor (organizacja, osoba zamawiająca coaching) – podmiot finansujący usługę
- Klient (coachee) czyli osoba coachowana w firmie
- Coach – wykonawca umowy
Umowa, która ma charakter formalny jest zawierana pomiędzy coachem a podmiotem finansującym usługę. Jest to umowa cywilno-prawna, w której określa się takie elementy współpracy jak:
- liczba sesji coachingu,
- czas trwania jednej sesji,
- odległość pomiędzy sesjami,
- wynagrodzenie (za sesję lub za całość procesu),
- zobowiązania zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
- powołanie się na kodeks etyczny, zgodnie z którym coach pracuje
- rodzaj i zakres dodatkowych usług włączanych do projektu coachingowego, gdy przewidziane jest np. użycie narzędzi diagnostycznych.
Warto podkreślić, że formalna umowa nie jest miejscem w którym określa się cel coachingu. Ten ustalany jest podczas trójstronnego spotkania: sponsor-klient-coach. Zarówno sponsor jak i klient muszą osiągnąć zgodność co do rozumienia oczekiwanego rezultatu coachingu. Tu musi panować pełna jasność celu i intencji. Żaden profesjonalny coach, przestrzegający kodeksu etycznego nie zgodzi się pracować nad innym celem niż ten jaki został określony i zaakceptowany przez osobę coachowaną.
Szczególnym rodzajem określenia wzajemnych relacji w procesie coachingowym jest kontrakt.
Kontrakt jest porozumieniem nieformalnym pomiędzy coachem a uczestnikiem coachingu. Najlepiej jeśli jest zawarty podczas pierwszego spotkania i zawiera uwagi wniesione przez obie strony. Jego celem jest stworzenie jasnych zasad współpracy oraz najbardziej komfortowego klimatu do pracy, przepracowania danego tematu i osiągnięcia założonego celu.
Co warto w nim ująć?
- Charakter relacji pomiędzy coachem a klientem, a zatem czy będzie on oficjalny (zwracamy się do siebie Pan/Pani) czy raczej przyjacielski (zwracamy się do siebie po imieniu). Punkt ten jest istotny, gdyż służy wytyczeniu granic w relacji coach-klient i uzgodnieniu tego, co jest w niej akceptowane, a co nie.
- Zasada poufności. Zgodnie z nią coach zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych od klienta. Chyba że ten wyrazi zgodę na ich wykorzystanie, np. do celów naukowych.
- Standardy etyczne. Coach pracujących zgodnie z kodeksem etycznymi organizacji, której jest członkiem omawia te zasady. W szczególności zwraca uwagę na te sytuacje, które mogą sprzyjać pojawieniu się konfliktu interesów, aby zapobiec jego powstaniu.
- Zasada wzajemnego szacunku. Może ona dotyczyć takich kwestii jak punktualne przychodzenie na spotkania czy wyłączanie telefonów komórkowych podczas sesji. Warto także ustalić, w jaki sposób coach i klient mogą się ze sobą kontaktować pomiędzy sesjami (mail, telefon).
- Zasada odpowiedzialności. To uczestnik odpowiada za cel i jego realizację. Coach odpowiada za profesjonalny przebieg procesu coachingowego.
- Cel. Ustalenie potrzeb, oczekiwań jest niezwykle ważne. Po pierwsze, mając jasno określony cel, zarówno każdej sesji jak i całego cyklu spotkań, możemy stwierdzić czy proces spełnił swoją rolę. Po drugie, bez wyraźnego celu coaching przestaje być coachingiem.
- Szczerość i otwartość. Podstawą relacji coachingowej jest partnerski układ pomiędzy coachem i klientem. Nie ma tu mowy o relacji uczeń- mistrz, wykładowca -student. Szczerość i otwartość jest gwarancją jakości procesu, obie strony powinny zatem zagwarantować sobie prawo do komunikowania na bieżąco, co działa, a co nie, co przeszkadza a co pomaga w procesie.
Omówienie reguł coachingu już na wstępie jest niezwykle istotne. Dzięki temu obie strony wiedzą, czego mogą oczekiwać i czego oczekuje się od nich. Pozwala to na uniknięcie nieporozumień i szybsze osiągnięcie założonych efektów pracy.
