Skuteczni menedżerowie powtarzają swoje komunikaty i polecenia co najmniej raz.

Tempo przyrostu informacji sprawia, że dominującym odczuciem jest zmęczenie komunikacją. Wydawać by się mogło, że lekarstwem na usprawnienie obiegu informacji i skuteczne wykonywanie zadań jest zredukowanie liczby komunikatów, a nie ich powielanie.

Dlatego stwierdzenie, że skuteczni menedżerowie powtarzają swoje polecenia co najmniej raz, brzmi prawie niedorzecznie. Jak to? Nie wystarczy raz? W obecnych czasach przecież, w znakomitej większości, pracownikami są osoby inteligentne, wykształcone, często profesjonaliści i eksperci świetnie znający swoja pracę. Powtarzanie im poleceń wydaje się nie tylko zbędne,  wręcz niestosowne.

Jednak wyniki badań naukowców (Tsedal Neeley, Paul Leonardi)* przeczą takiemu poglądowi. Okazuje się, że nawet jasno i precyzyjnie sformułowany komunikat jest skuteczniejszy, jeśli jest powtórzony. Przy czym powtarzanie powinno odbywać się w odmiennej formie z wykorzystaniem różnych kanałów informacji.

Interesujące jest to, że menedżerowie mający władzę formalną częściej zakładają, iż pracownicy będą wykonywać ich polecenie już po pierwszym komunikacie. Częstą konsekwencją takiego błędnego założenia jest konieczność minimalizowania powstałych szkód lub podejmowania działań w trybie kryzysowym.

Menedżerowie bez władzy formalnej  z góry zakładają, że muszą się powtarzać, mając pełną świadomość, że od jakości komunikatów zależy, czy  znajdą zwolenników do realizacji projektu. Ponadto znacznie częściej podejmują wysiłek przekonywania do idei, zyskując większe zaangażowanie.  W rezultacie szybciej realizują zadania, rzadziej napotykają na przeszkody i komplikacje.

PROCENT POWTARZANYCH KOMUNIKATÓW

21 % – w przypadku menedżerów bez władzy formalnej
12 % – w przypadku menedżerów mających władzę formalną

Harvard Business Review Polska  przytaczając  powyższe dane amerykańskich badaczy  podsumowuje je przesłaniem do menedżerów:

Powtarzaj, by odnieść sukces.

 

Najpopularniejszymi kanałami komunikacji stosowanymi przez menedżerów jest rozmowa bezpośrednia i e-maile.

Praktyka pokazuje, że kiedy na spotkaniu zlecisz wykonanie zadania pracownikom, część z nich będzie czekać na szczegółowe wytyczne, część wykona je po swojemu, a większość straci czas na uzgadnianiu między sobą jak należy je wykonać. Skuteczny komunikat powinien więc przebiegać następująco:

      1. krótka, jasna informacja ustna jakie zadanie pracownik ma wykonać, jaki ma być efekt  i w jakim terminie zadanie powinno być zakończone,
      2. w ślad za informacją bezpośrednią, mail z powtórzoną powyższą informacją plus dokładniejsze dane jak zadanie ma być wykonane, o ile sposób wykonania zadania jest istotny.

Ponadto jeśli mail jest kierowany do grupy osób, naprawdę warto włożyć trochę wysiłku, by skonstruować wiadomość z uwzględnieniem różnych typów percepcji odbiorców. Jeśli Twój zespół liczy więcej niż 2 osoby, jest bardzo prawdopodobne, że każda z nich będzie potrzebować innego ujęcia zagadnienia.  Niektórym nadmiar szczegółów zaciemnia obraz sytuacji, inne osoby potrzebują z kolei bardzo precyzyjnej informacji, wyłuszczonej sekwencyjnie. Złotym środkiem jest przedstawienie np. w mailu na wstępie idei, następnie szczegółów w punktach i ogólnego podsumowania. Plus koniecznie szczera zachęta do zadawania pytań w przypadku wątpliwości.

Im ważniejsze zadanie tym mniej przestrzeni należy zostawić na zadziałanie jednego z praw Murphy’ego, które brzmi: „Sprawy pozostawione samym sobie mają tendencję do przybierania jak najgorszego obrotu”. 🙂

*Źródło: Harvard Business Review Polska (Artykuł nr F1105D, Listopad 2011)

To Cię może zaciekawić:
5 rzeczy które zapewnią wyjątkowy efekt oceny rocznej
Macierz Eisenhowera