To co ważne rzadko bywa pilne, to co pilne rzadko bywa ważne.

Autorem tego stwierdzenia jest były prezydent USA Dwight Eisenhower, stąd technika  klasyfikacji zadań wg kryterium „ważne” i „pilne” nazwana została Macierzą Eisenhower’a.

W obliczu rosnących wymagań, natłoku spraw strategicznych i bieżących problemów, spojrzenie  z dystansu na ogrom  zadań stojących przed menedżerem, stanowi nie lada wyzwanie. Kiedy wydaje się, że już na nic nie starcza czasu, a doba nie chce mieć 48 godzin, paradoksalnie, najpilniejszą sprawą jest…znaleźć chwilę czasu na dokonanie gruntownej analizy sytuacji i zmierzenie się z tym co NAPRAWDĘ JEST WAŻNE i NAPRAWDĘ JEST PILNE.

No cóż, czas jest nieokiełznany i nie da się nim zarządzić, ale można zarządzić sobą i przyjrzeć się, gdzie jest niewykorzystany potencjał, gdzie tkwią rezerwy.

Oto słynna macierz:

I. Sprawy ważne i pilne, czyli na ogół kryzysy i pożary. Powstają na skutek odkładania na ostatnią chwilę spraw ważnych. Ta ćwiartka powinna być pusta!  Jej zapełnienie to skutek zaniedbań, a nieuchronną konsekwencją jest silny stres. Jeśli jest awaria, to jak przy pękniętej rurze kanalizacyjnej – nie załatwienie sprawy natychmiast, skończy się zalewem bardzo nieprzyjemnych konsekwencji i koniecznością poniesienia znacznych kosztów. Ryzyko negatywnych skutków takiej sytuacji jest spore. Jeśli nie masz natury hazardzisty i nie cierpisz na uzależnienie od adrenaliny – unikaj takich sytuacji!

II. Sprawy ważne i niepilne z terminem realizacji odległym, bądź bez określonego terminu, ale wymagające regularności i konsekwencji. Tu znajdą się zarówno zadania związane z długoterminowym planowaniem, budowaniem relacji, jak i zadbaniem o swój osobisty rozwój (ważne zmiany, regularne ćwiczenia, nauka języka, dokształcanie się itp). Ta ćwiartka będzie zagospodarowana przez projekty, sprawy istotne, których zaniedbanie spowoduje, że wylądują w ćwiartce pierwszej. Zaplanuj na te zadania sporo czasu, poświęć im należytą uwagę. Często od powodzenia tych spraw zależy jakość Twojego przywództwa i przyszłość Twojej kariery.

III. Sprawy pilne, ale niezbyt ważne mają tendencję do zaprzątania naszej uwagi. Są to typowe dystraktory, czyli zakłócacze, powodujące odrywanie się od spraw istotnych. W tej ćwiartce znajdą się niektóre zebrania, niektóre pytania, niektóre maile. Te sprawy wymagają załatwienia zaraz po uporaniu się ze sprawami z I ćwiartki lub należy je przekazać innym do wykonania. Rozsądny menedżer większość tych spraw powinien delegować. Delegowanie to jedna z istotniejszych kompetencji menedżera i należy tę umiejętność cały czas rozwijać.

IV. Sprawy nieważne i niepilne. W tej ćwiartce są  złodzieje czasu, których sami wpuszczamy frontowymi drzwiami – pogaduchy i plotki, surfowanie w internecie w poszukiwaniu co słychać u znajomych (np. na facebook’u),  oglądanie seriali „jak leci”, oglądanie kolejny raz tych samych wiadomości itp. Jeśli znalazło się w tej ćwiartce dużo tego typu „aktywności” – to świetnie. Masz ogromne rezerwy do zagospodarowania!

Prawdziwym wyzwaniem dla menedżera są dwie ćwiartki – II i III. Ale… skąd wziąć to niepomnażalne i nieodnawialne dobro jakim jest czas?

  • Po pierwsze –  ustal swoje priorytety. Osobiste i zawodowe. Na budowanie relacji, długofalowe projekty, rozwój własny i swoich pracowników należy poświecić maksymalnie tyle czasu ile jest możliwe. To jest Twój priorytet! Jeśli tego nie zrobisz, cała reszta przestanie mieć znaczenie.
  • Po drugie – zacznij delegować zadania. Jeśli sprawia Ci to problem, naucz się, odpuść kontrolę.
  • Po trzecie – zrezygnuj ze spraw naprawdę nieistotnych. Rozpraw się zdecydowanie z ćwiartką IV. Wyrzuć, pozbądź się, zapomnij o istnieniu rzeczy nieważnych i niepilnych.

A jak dziś wygląda Twoja macierz? Jeśli sprawy zaszły tak daleko, że większość zadań znalazła się w I ćwiartce, przyjrzyj się im dokładnie i wnikliwie. I tę pierwszą ćwiartkę podziel na cztery części jak wyżej. Aż do skutku, tj. ustalenia właściwej hierarchii spraw do realizacji.

 

To Cię może zaciekawić:
5 rzeczy, które zapewnią wyjątkowy efekt oceny rocznej

Cztery style zachowań, czyli jak nie dać się zwieść pozorom

Skuteczna komunikacja